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Archiviazione documentale: sostitutiva o no?

Per archiviazione documentale ottica si intende il salvataggio ottico su supporto informatico di documenti di vario genere. Chiaramente il riferimento è quasi esclusivamente riferito a documenti fiscali o legali, per i quali vige l’obbligo di conservazione per periodi di tempo variabili ma comunque sempre piuttosto estesi.

L’archiviazione documentale viene operata a mezzo di software di varia complessità, che provvedono ad archiviare i documenti cartacei dopo averne operato il riconoscimento o la copia elettronica e che, contestualmente, provvedono ad una catalogazione e classificazione degli stessi per riferimenti successivi.

Questo da un punto di vista generico. I vantaggi, indipendentemente dalla scelta per l’archiviazione sostitutiva o meno, sono evidenti: minor tempo nel ripescaggio delle informazioni e maggiore efficienza nella ricostruzione di conversazioni o scambi di documentazioni ufficiali.

Il vero vantaggio viene però dall’archiviazione cosiddetta sostitutiva, che consente di sostituire il documento cartaceo con la copia digitale, appositamente registrata e regolamentata.

In questo caso infatti, la conservazioni di archivi digitali consente enormi vantaggi dal punto di vista dello spazio occupato e del mantenimento degli archivi cartacei originali che possono essere dismessi con facilità.

Nel caso di archiviazione sostitutiva però la difficoltà, tutta compresa nella fase iniziale, è data dalla normativa che prevede parecchie caratteristiche particolari e, come è tipico della burocrazia italiana, molto complicate.

La regolamentazione nel settore è infatti molto stretta e complessa, ed è definita principalmente dalla Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11(Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57) e dalla Norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO).

Diciamo, in buona sostanza, che per procedere all’archiviazione sostitutiva con vantaggio effettivo, il volume documentale deve comunque essere piuttosto corposo, nel qual caso la sostituzione degli archivi cartacei con quelli digitali, anche se a fronte di un discreto sforzo organizzativo iniziale (e anche finanziario, dato che i software che effettuano archiviazione sostitutiva, proprio per le ragioni suddette, presentano costi di gestione e messa in opera alquanto elevati), diventa effettivamente molto vantaggiosa, sia da un punto di vista logistico che da quello economico.

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