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Conferenze stampa: tre piccoli segreti utili

L’organizzazione conferenze stampa è un lavoro fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di prendere in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un comunicato a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia ineccepibile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda opportunità per fare una buona impressione – sia che ci si organizzi in proprio, sia che ci si affidi ad agenzie professionali la fase di preparazione è vitale. Si tratta, naturalmente, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Questo primo consiglio potrebbe, a qualcuno, sembrare poco rispettoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno tema della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che formulare una regola ben nota e testata della comunicazione di qualsiasi idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà quasi certamente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete divulgare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di deputare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di validità comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato principalmente coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di abbinare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far succedere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.

2) Identificare una location appropriata

Se per un invito a cena non c’è posto migliore della propria casa, con tutto il suo carattere e le sue peculiarità, non è invece sempre detto che la sede effettiva della propria Azienda sia necessariamente il luogo migliore per organizzare una conferenza stampa. Perchè questa possa filare liscia e avere i massimi risultati, infatti, serve anzitutto uno spazio adeguato al numero di convenuti, che non sempre è facile, o addirittura praticabile, trovare in un ufficio. Meglio, allora, affittare una sala adatta in un hotel o in un centro direzionale vicino; e oltre a questo, è basilare assicurarsi che i giornalisti abbiano tutte le comodità necessarie a poter inviare velocemente e facilmente in redazione i propri reportage, come ad esempio un’eccellente copertura Wi-Fi, o se sarà presente la radio, un collegamento ISDN.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Per qualche ragione, succede spesso che la cartella stampa venga preparata all’ultimo momento, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve ovviamente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper muovere l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona reputazione costruita oggi, con un giornalista, può significare un’intervista – e pubblicità gratis – domani.